חתימה דיגיטלית הנקראת גם חתימה אלקטרונית מאפשרת לכם להחתים לקוחות וספקים על מסמכים מקוונים, ללא צורך בתיאום פגישה והדפסת המסמך כדי לאפשר ללקוח לחתום על מסמך חשוב כזה או אחר. תוכנה לחתימה דיגיטלית והקמת טפסים מחליפה את הנוהל הוותיק של הדפסת המסמכים וחתימה בכתב יד על חשבוניות, קבלות, דוחות שונים, מכרזים, חוזים ועוד.
במקום להדפיס את המסמך ולהחתים את הלקוח או אדם אחר, באמצעות התוכנה הנוחה והידידותית למשתמש ניתן להקים טופס ייעודי עם שדות מסומנים למילוי על ידי הלקוח, וניתן לשלוח את המסמך ישירות מהתוכנה למייל של הלקוח. ניתן גם להקים טפסים מקוונים הדורשים חתימות של כמה אנשים ובעזרת התוכנה מבצעים סבב חתימות מהיר בזמן הקצר ביותר וללא הדפסת נייר ותיאום פגישות.
איך התוכנה לחתימה דיגיטלית חוסכת זמן ומייעלת תהליכים עבודה בארגון או בעסק?
מערכת מתקדמת לחתימה דיגיטלית והקמת טפסים מפשטת תהליכי עבודה בכל עסק או ארגון. התוכנה חוסכת הרבה מאוד זמן וכסף, אין צורך להדפיס מסמכים רבים, לוודא חתימה עליהם ולתייק אותם. באמצעות התוכנה מקימים טופס ייעודי ושולחים את המסמך בקליק מהיר ישירות לדואר האלקטרוני של הנמען או לווטסאפ שלו, ולאחר שהנמען חותם על המסמך המערכת שולחת התראה. באמצעות התוכנה המתקדמת אין צורך לסרוק מסמכים, לשלוח טפסים ומסמכים שונים בפקס או לתאם פגישה עם הלקוח כדי להחתים אותו במקום.
לאחר הקמת הטופס הנדרש שולחים אותו על ידי שליחת קישור מאובטח והלקוח נכנס למערכת לצורך מילוי השדות וחתימה על המסמך הייעודי, כאמור ניתן לשלוח את הטופס במייל או לנייד (הודעת SMS או הודעה בווטסאפ).
איך זה עובד?
כדי לשלוח מסמכים וטפסים לחתימה מרחוק יש להירשם לשירות במערכת חתימה ירוקה. לאחר הרישום המהיר ובחירת המסלול המתאים ביותר למנוי, ניתן להקים טפסים שונים במערכת, להגדיר קבוצות וקהלי מטרה, לעצב את המסמכים ולשלוח אותם לאדם אחד או לקבוצת אנשים.
בשלב הראשון טוענים מסמך קיים או בוחרים תבנית, כעת מסמנים את שדות המילוי ואת המקומות בהם יש לחתום, וכעת ניתן לשלוח את המסמך לחתימה מרחוק. למעשה התוכנה מאפשרת לכם לשלוח טפסים מקוונים לחתימה ולמילוי מרחוק, זהו פתרון מומלץ לעסקים רבים, והמערכת חוסכת זמן ומשאבים, מייעלת את העבודה ומשפרת את השירות ללקוחות.
הלקוח מקבל קישור מאובטח למייל או לנייד שלו, הוא פותח את המסמך, ממלא את השדות השונים וחותם. תוך שניות בודדות המסמך חוזר אליכם חתום ואפשר לשמור את המסמך בארכיון לצורך תיעוד, עריכה ושליפת המסמך בעת הצורך.
איך יודעים שהחתימה חוקית?
הכנסת אישרה בשנת 2001 את חוק החתימה האלקטרונית, כאשר החתימה האלקטרונית חייבת להיות מאובטחת ומאושרת. החתימה הדיגיטלית המאושרת הינה ייחודית לכל אדם, היא מאפשרת זיהוי וודאי של החותם, והחתימה האלקטרונית מחייבת ותקפה מבחינה משפטית.
כאשר בוחרים תוכנה לחתימה דיגיטלית והקמת טפסים חשוב לוודא מראש כי התוכנה מאושרת על ידי כל הגורמים הרלוונטיים.
מהם היתרונות של התוכנה?
תוכנה לחתימה דיגיטלית והקמת טפסים מקוונים מייעלת את העבודה בעסק או בארגון, חוסכת זמן ומקצצת בהוצאות. העסק משפר את השירות ללקוחותיו ויכול להחתים גם ספקים וגורמים אחרים מרחוק, כך חוסכים משמעתית בכמות הנייר ובעלויות הדיו וההדפסה בבית העסק, זוכים לתדמית של עסק ירוק ונהנים מיתרונות נוספים.
.jpg)
