תוכנות לניהול משימות הפכו להיות חלק משגרת החיים של רבים מאיתנו. העומס הגדול שגרת החיים מייצרת עבור אנשים רבים, מביא אותם לעשות שימוש במתודולוגיות שונות לניהול משימות והתחייבויות, בעיקר על מנת להשיג תועלות כמו שקט נפשי, ויצירת הלימה בין מטרות החיים הגדולות והמשימות הקטנות.
לא מעט מערכות לניהול משימות מציעות כיום מגוון רחב של תכונות מתקדמות, שמסייעות ליחידים וקבוצות להפחית את רמת הלחץ, להגביר את הודאות להצלחת המשימות, לזהות צווארי בקבוק וכשלים צפויים, ולטפל במה שנדרש, בזמן שנדרש.
גם העולם של קידום אתרים בגוגל מורכב ממשימות רבות המצריכות תזמון נכון, עבודה מקצועית, שיתופי פעולה, המתנה לביצוע משימות מקבילות של אחרים, וניהול הוליסטי של סטטוס ההתקדמות. קידום אתרים בגוגל מתאפיין בריבוי משימות, במורכבות משתנה, בביצוע משימות חוזרות, ובצורך לשקף ללקוח את סטטוס ההתקדמות של הפרויקט בכל זמן נתון.
על מנת להבין טוב יותר כיצד תוכנות לניהול משימות תוכלנה לסייע לכם בפרויקט קידום אתרים בגוגל, נציג מיד כמה וכמה תכונות חשובות של תוכנות ואפליקציות לניהול משימות, ונסביר כיצד ניתן לרתום את התכונות החשובות האלו למשימת קידום אתרים בגוגל.
תכונה מספר 1: ניהול רשימת משימות
הפונקציה הבסיסית ביותר של מערכת לניהול משימות היא כמובן… ניהול רשימת משימות. מקום אחד, מרוכז, שבו אתם מנהלים את כלל ההתחייבויות שלכם. כאשר יודעים שניתן לבטוח במקום אחד שבו מנוהלות כלל ההתחייבויות, קל הרבה יותר לנקות את הראש, ולהתרכז בעיבוד מידע ולא באחסון שלו.
בכל הקשור לקידום אתרים - חשוב מאוד לרכז את כלל המשימות הדרושות במקום אחד. הסיבות לכך מגוונות: ראשית, באמצעות ריכוז כל המשימות במקום אחד ניתן לייצר סטטוס ותוכנית עבודה עתידית לביצוע המשך תהליך הקידום. שנית, בפרויקט קידום אתרים, לא תמיד ניתן להמשיך ולקדם משימה, ולעיתים נדרשים להמתין להשלמה של משימה אחרת לפני ביצוע שלה. לדוגמה: עד שאתם לא מקבלים דיווח על כך שקישור שהזמנתם עלה לאתר של קולגה, אתם בעצמכם לא תוכלו לשקף זאת ללקוח באמצעות דוח הקישורים שעלו.
תכונה מספר 2: ניהול תזכורות
הפונקציה הבסיסית הבאה המשולבת בכל מערכת לניהול משימות היא יצירת תזכורות. מערכות שונות, מאפשרות לנהל תזכורות במגוון רחב של אופנים: תזכורות מבוססות זמן, תזכורות מבוססות מיקום, תזכורות מבוססות לוגיקה מתקדמת (למשל, ביום רביעי הראשון של החודש, או ביום האחרון של החודש).
תזכורת מאפשרת לכם לקבל חיווי בדיוק בסיטואציה שבה אתם יכולים להשפיע על המהלך הרצוי ולקדם את הפרויקט. כך, למשל, אם אתם נדרשים לשוחח עם קולגה על הטמעה של מאמר באתר שלו, והקולגה הזה זמין רק בשעות מסוימות, תזכורת המיועדת לשעת האלו תסייע לכם לפנות אליו בזמן המתאים.
כאשר מדובר בפרויקט קידום אתרים בגוגל, חלק לא קטן מן המשימות דורש ביצוע שלהן בזמן. למשל, אם אתם מעוניינים לנצל קיומו של מבצע לרכישת תוכן או קישורים שתחום בזמן, קבלת תזכורת ממערכת ניהול המשימות שלכם תאפשר לכם לנצל את המבצע, לשפר ללקוח שלכם את השירות, ולייצר עבורו יותר בתקציב נתון (ואולי אפילו להגדיל את הרווח שלכם - זו לא בושה).
תכונה מספר 3: ניהול משימות חוזרות
תכונה חשובה נוספת שמציעות מערכות לניהול משימות היא היכולת לייצר משימות חוזרות. כלומר, מרגע שהמשתמש דיווח על ביצוע המשימה, נוצרת משימה חדשה, בטווח הזמן שהוגדר מראש. כך, למשל, ניתן לייצר משימות יומיות, שבועיות או חודשיות, בצורה אפקטיבית וקלה לביצוע, בלי לטרוח ולהשקיע זמן ומשאבים מיותרים במעקב אחר המשימות האלו.
קידום אתרים בגוגל כולל, מן הסתם גם משימות כאלו, שמתאפיינות בביצוע רפטטיבי. זה יכול להיות מעקב יומי אחר דירוגי הלקוח, דוח ביצועים חודשי ללקוחות, קיום שיחת סיכום עם לקוחות קיימים, ועוד.
תכונה מספר 4: חלוקה לפרויקטים
פרויקטים, על ההגדרות השונות שלהם, הם חלק בלתי נפרד מכל מערכת לניהול משימות. נהוג לעשות שימוש בפרויקטים על מנת לתכלל ולקבץ משימות לפי תחום עניין. מערכות ניהול משימות תאפשרנה לכם לנהל פרויקטים סדרתיים, כאלו שבהם צריכה להתבצע משימה לפני הגישה אל המשימה הבאה, וכן פרויקטים מקביליים, בהם ניתן לבצע מספר משימות במקביל.
קידום אתרים ללקוח הוא גם פרויקט, לכל דבר ועניין. הוא כולל אוסף של משימות לביצוע, והאפשרות לתכלל אותן לכדי פרויקט אחד באמצעות מערכת לניהול משימות, מאפשרת ניהול הדוק יותר, ממוקד יותר ומשוקף נכון יותר ללקוח.
תכונה מספר 5: ניהול סטטוסים
שדה חשוב נוסף שמכילה כמעט כל מערכת לניהול משימות, הוא שדה הסטטוס. האם המשימה ניתנת לביצוע כבר עכשיו? האם היא מושהית? האם היא ממתינה למישהו נוסף? האם היא כבר בוצעה?
כדי לנהל בצורה אפקטיבית פרויקט קידום אתרים בגוגל, יש צורך בשיקוף הסטטוס העדכני של כל אחת מן המשימות, וזאת כדי לזהות מה עוד נותר לביצוע, מה אכן בוצע והושלם, ומה ממתין לביצוע של אנשים אחרים, כדי לקדם את הפרויקט כולו.
תכונה מספר 6: ניהול רמת הקריטיות של המשימה
אין כמעט שירות לניהול משימות שלא יאפשר לכם לקבוע עבור כל משימה שהגדרתם, מהי רמת הקריטיות והדחיפות שלה. סימון המשימה כקריטית, או לחלופין קביעת רמת הקריטיות שלה בסולם של ערכים, מאפשר למי שעושה שימוש במערכת ניהול המשימות להיות ממוקד באותן משימות חשובות, שצריכות לקבל את הקשב הראוי כמה שיותר מוקדם.
פרויקט קידום אתרים בגוגל הוא דוגמה טובה לפרויקט שבו ביצוע משימות על פי הקריטיות שהוגדרה להן הוא משמעותי. רמת הקריטיות של משימה בקידום אתרים יכולה להיקבע משום שזוהי המשימה שבראיית עלות תועלת תייצר את התמורה המשמעותית ביותר לפרויקט, או בגלל הדחיפות שלה (אם קיימת תקלה באינדוקס האתר בגוגל - אתם רוצים לטפל בה לפני שאתם משקיעים זמן ומאמץ בבניה של קישורים חדשים).
תכונה מספר 7: חיפוש, מיון וסינון
פונקציה חשובה נוספת שמספקות מערכות לניהול משימות קשורה באיתור משימות ספציפיות מבין אוסף של משימות אחרות. אחת האפשרויות לחילוץ של משימה נתונה מבין כלל המשימות היא חיפוש המשימה. מערכות לניהול משימות מאפשרות למשתמשים בהם להקליד תווים מסוימים בשם המשימה ומציגות את התוצאות הרלוונטיות למשתמשים האלו. אפשרות נוספת המוצעת למשתמשים היא סינון המשימות לפי תכונות (למשל, כלל המשימות שצריכות להתבצע היום), או למיין את המשימות האלו לפי תאריך הביצוע הנדרש עבורן.
התכונות האלו באות לידי ביטוי, כמובן, גם בפרויקט קידום אתרים: היכולת לדעת במה צריך המקדם להתמקד, היא חשובה וקריטית להצלחת תהליך הקידום עצמו.
תכונה מספר 8: מבט ניהולי וסקירה תקופתית
מערכות לניהול משימות מציעות, לעיתים, גם מבט ניהולי, כזה המאפשר לקבל סטטוס רחב יותר של הפרויקט או הפורטפוליו של הפרויקטים המנוהל בחברה. כך, למשל, ניתן להבין אילו משימות מתעכבות, כמה מהן כבר בוצעו, האם יש איזורים שבהם נדרש לבצע משהו אחר על מנת לקדם את הפרויקט, היכן אנחנו נמצאים מבחינת התחייבויות מול ביצוע ועוד.
ניהול פורטפוליו של פרויקטים בעולם של קידום אתרים בגוגל לא שונה במובן הזה. מבט ניהולי שמאפשר לסוכנות קידום האתרים להבין מה סטטוס הפרויקטים שלה הוא חיוני להתנהלות השוטפת.
תכונה מספר 9: שיתוף והאצלת סמכויות
יכולות שיתוף והאצלת סמכות ומשימות לקולגות היא חלק בלתי נפרד מעולם ניהול המשימות. מטבע הדברים, לא ניתן לרכז את ביצוע כלל המשימות של החברה בידי גורם יחיד, הן בשל היבטים של זמן, והן בשל היבטים של ידע ומיומנות. לכן, היכולת לייצר אינטראקציה עם גורמים שונים, ולקיים סטטוס משותף ונכון אודות ההתקדמות של המשימות היא חשובה כל כך להצלחת הפרויקט.
קידום אתרים בגוגל הוא משימה המורכבת מאוסף גדול של תתי משימות, שלא כולן מבוצעות על ידי גורם יחיד. בפרויקט קידום אתרים יכול להיות מעורב מעצב אתרים, וגם כותב תוכן, משפר מהירות אתר, וגורם עסקי, בונה האתר, תוכניתן ועוד ועוד. הסנכרון בין הגורמים האלו באמצעות מערכת לניהול משימות הוא קריטי.
תכונה מספר 10: ניהול עומסים
כדי לאפשר ביצוע מאוזן, המבוסס על משאבים נתונים, הצורך בגיוס משאבים נוספים, וקיום כלל ההתחייבויות - יש צורך בניהול מרכיב משמעותי בכל מתודת ניהול משימות - הכוונה היא לניהול עומסים.
עומס נוצר כאשר קיימות יותר התחייבויות שיש לבצע מאשר משאבים לביצוע שלהן. עומס דומה במובן הזה לפקק תנועה, ויש צורך בשינוי תצורת החשיבה, התעדוף והקצאת המשאבים על מנת להתמודד עם עומס כזה.
קידום אתרים אורגני המבוצע בסוכנות שלוקחת על עצמה פרויקטים שונים הוא בהחלט סוג הפעילויות שיכול לייצר עומס על הסוכנות. ריבוי משימות כתיבת תוכן אל מול התקשרות מול כותבי תוכן מועטים, הגבלה בהטמעת קישורים באתרים שונים אל מול ביקוש גבוה ועוד - אלו יכולים להיות צוואר בקבוק שיעכב את ביצוע הפרויקטים השונים. מערכת לניהול משימות לצורך קידום אתרים, צריכה לכלול את התכונה החשובה הזאת.
תכונה מספר 11: ניהול חריגות
בעולם של ניהול משימות, תכנון הוא תמיד חיוני, אולם מי שמתנסה ביום יום בניהול של משימות יודע שהדברים לא תמיד מתכנסים על פי התכנון המקורי. בחי היום יום, נכנסים אירועים בלתי מתוכננים, דרישות לא צפויות, העדרות של עובדים וקולגות בל מחלות, יציאה לחופשה של ספק חשוב ועוד.
העיכובים האלו מייצרים חריגות בלוחות זמנים, שאותן צריך לנהל בצורה אדוקה. מערכות לניהול משימות יכולות לסייע לכם גם במשימה הזאת: שיקוף החריגות המתקיימות בפרויקטים השונים ומתן מענה איכותי לאותן חריגות.
קידום אתרים בגוגל "סובל" גם הוא מתופעה של חריגות בלוחות זמנים. זה יכול להיות ביוע אופטימיזציה שנמשך יותר מן הזמן הנדרש, פתרון של תקלות באתר שהתמשך, כותב תוכן שלא עמד בלוחות הזמנים שסוכמו איתו ועוד. בהקשר הזה, מערכות לניהול משימות המאפשרות ניהול חריגות - בהחלט יכולות לסייע לתהליך הקידום של האתר.
תכונה מספר 12: דיווח ושיקוף
פרויקט קידום אתרים בגוגל מצריך קיום תהליך דיווח, לכל הפחות חודשי, באופן שיאפשר ללקוחות בקצה להבין שהמשאבים המושקעים אכן מייצרים ערך בתהליך הקידום ומקדמים את העסק אל עבר השגת היעדים. מערכת לניהול משימות צריכה לאפשר למקדם אתרים לקבל דשבורד ייעודי, שבו יוכל לשקף ללקוח את סטטוס ההתקדמות של הפרויקט, לשלוח לו את הסטטוס הזה באופן אוטומטי אם נדרש, ולעזור לסוכנות להתנהל בשקיפות הרצויה.
לסיכום
מערכות ניהול משימות מסייעות לאנשים פרטיים, קבוצות וחברות, לנהל באופן איכותי את רשימת ההתחייבויות שלקחו על עצמם, להיות עם יד על הדופק בכל הקשור לעמידה בלוחות הזמנים, ולקבל את ההתראות הדרושות להם בזמן המתאים, כדי לפעול באופן שיאפשר קידום אפקטיבי של האג'נדה.
בהקשר הזה, תהליך קידום אתרים בגוגל שנשען על מערכת מתקדמת לניהול משימות, יכול להיות תהליך קידום אפקטיבי, שמייצר ערך מוסף גדול ללקוח בקצה.
.jpg)
