ניהול פרויקט הוא ללא ספק משימה לא פשוטה בכלל, וכיום פרוייקטים רבים מצריכים עבודה מצד עשרות ואפילו מאות היבטים, מחלקות ועובדים שונים, עובדה שהופכת את משימת ניהול הפרוייקט לחשובה במיוחד.
כיום יש הבנה הולכת וגוברת לכך שניהול פרויקט בצורה יעילה הוא המרכיב העיקרי בעל ההשפעה הגדולה ביותר על תוצאות הצלחת הפרויקט בסופו של דבר ולכן הדרישה לאנשים איכותיים שינהלו את כל התהליך בצורה מיטבית עולה בהתמדה. בנוסף, גם הפתרונות הדיגיטליים ממשיכים ומשתפרים וכיום ניתן למצוא מגוון נרחב של פתרונות שונים בתחום הנותנים למנהלי פרויקטים וחברות שליטה מלאה ואפשרויות תכנון חכמות המייעלות את תהליך העבודה על הפרוייקט ומשפרות את תוצאות הפרוייקט אודות לכך.
בחברות רבות, בעיקר בהייטק, יש עשרות מחלקות שונות העובדות על אותו המוצר או הפתרון במקביל והאינטגרציה, כלומר ההתממשקות בניהן היא גורם המפתח להצלחה בפרויקטים רבים.
חברות בהן אין מבנה נכון וחלוקה ברורה של עבודה והגדרת תפקידים ברורה של כל מחלקה המתאפשרת באמצעות תוכנות חכמות ופתרונות דיגיטליים בתחום, יכולות למצוא עצמו בבעיות קשות שעלולות אף להוביל לאי ביצוע או סיום הפרויקט בזמן.
אחת התוכנות הבולטות בתחום היא תוכנת Project של ענקית התוכנה מייקרוסופט. התוכנה, לצד שורה של תוכנות נוספות של חברות המציעות שירותים בתחום מאפשרת לכל פרוייקט להתייעל בצורה חכמה באמצעות מספר יתרונות מפתח.
שיתוף פעולה
שיתוף פעולה הכרחי לכל פרויקט מכמה בחינות והיבטים. ראשית, בפרוייקטים רבים יש צורך לשתף מידע בין מחלקות שונות שלא תמיד ממוקמות באותו אזור פיזי ולכן יכולת התקשורת בינהן נפגעת.תוכנות חכמות מאפשרות לכם לתת הרשאות צפייה או שכתוב שונות בין המחלקות הרלוונטיות ולגשר על פערי המיקום. בנוסף, כמובן שכל יכולת התקשורת בין המחלקות ובין זרועות החברה השונות עולה באופן משמעותי.
לוחות זמנים וסדרי עדיפויות
תוכנות רבות יאפשרו לכם לבנות לוח זמנים חכם שמאפשר לכם לקבוע עמידה ביעדים וחלוקת משימות לכל עובד, מחלקה וכמובן שלכל הפרוייקט בכלולותו. באמצעות לוח זמנים מסוג זה כל בורג במערכת מודע לצפי ממנו ומהמחלקה שלו ויודע כיצד כל שאר חברי הצוות והמחלקות השונות מתקדמים. כמו כן, קביעת סדרי עדיפויות היא קריטית במיוחד ויכולה להיות בעל השפעות מרחיקות לכת ובאמצעות תוכנה חכמה תוכלו לקבוע סדרי עדיפויות ואף לשנות אותם בכל זמן נתון, יכולת שתקל עליכם בצורה משמעותית את העבודה על הפרויקט.
חלוקת משאבים חכמה
אם נוצר צורך מסויים לקדם תהליכים שונים מחוץ או בתוך הפרויקט, תוכלו לצפות בקלות באמצעות התוכנה שלכם מי העובדים או איזה משאבים אתם יכולים להקצות לכל משימה ומה בדיוק עומד לרשותכם. כמו כן, ראיית-העל הזו מאפשרת לכם למצוא בעיות בפרויקט ולהעביר משאבים מסוימים בין מחלקות או גורמים במידת הצורך. אתם כמובן יכולים גם לראות ולבחון האם המשאבים שהקצאתם מספיקים לעמידה ביעדים ולשנות באופן דינאמי את ההתנהלות שלכם במהלך הפרויקט.
מעקב
אולי אחד היתרונות המרכזיים של תוכנות לניהול פרויקטים היא היכולת לעקוב באופן תמידי אחר קצב והספק העבודה של כל עובד או מחלקה הלוקחים חלק בפרויקט. תוכלו לראות כמה זמן בדיוק מושקע על כל תהליך או משימה ומה התוצאות המתקבלות וכך תוכלו לנטר,לבחון , לשפר ולייעל את העבודה. בדיוק כמו בדו"ח צבאי, תוכלו להפיק לקחים מתבקשים במידה וישנם ולשים את האצבע המאשימה היכן שצריך וכאשר תגיעו לשלב שבו אתם רוצים ליישם את המסקנות והלקחים, תוכלו ליישם אותם בקלות ולתרום תרומה משמעותית להצלחת הקמפיין שלכם בצורה יעילה וחכמה במיוחד.
.jpg)
